En inköpsorder är ett kommersiellt källedokument Källedokument Pappersspåret av ett företags finansiella transaktioner kallas redovisning som källedokument. Oavsett om checkar skrivs för att betalas ut, försäljning görs för att generera kvitton, faktureringsfakturor skickas av leverantörer eller arbetstid registreras på en anställds tidtabell - alla respektive dokument är källhandlingar. som utfärdas av ett företags inköpsavdelning vid beställning hos leverantörer eller leverantörer. Dokumentet visar detaljerna på de varor som ska köpas, såsom varutyper, kvantitet och pris. Enkelt uttryckt är det kontraktet som köparen har upprättat när han köper varor från säljaren.
Steg i beställning
1. Köparen skapar en inköpsrekvisition
Innan inköpsordern skickas ut till leverantören är det första steget att skapa en inköpsrekvisition. Detta är ett dokument som utfärdas inom företaget till inköpsavdelningen för att hålla reda på de beställda varorna.
Inköpsrekvisitionen hjälper också företaget att redovisa sina utgifter Kostnader En kostnad är en typ av utgifter som flödar genom resultaträkningen och dras av från intäkterna för att nå nettoresultatet. På grund av periodiseringsprincipen redovisas kostnader när de uppstår, inte nödvändigtvis när de betalas för. . PO skapas först efter att beställningen har godkänts av den auktoriserade chefen.
2. Köparen skapar en inköpsorder
När överenskommelsen om varorna som behöver köpas skapas inköpsordern. PO listar datumet för beställningen. FOB-fraktinformation Frakt ombord (FOB) Frakt ombord (FOB), även kallat Free on Board, är en internationell handelsrättslig term som publiceras av International Chamber of Commerce (ICC). , rabattvillkor, namn på köpare och säljare, beskrivning av varorna som köps, artikelnummer, pris, kvantitet och PO-nummer.
PO-numret är ett unikt nummer som är associerat med en viss ordning. Det tjänar två syften. Det ena är att se till att de beställda varorna matchar de som tas emot. För det andra matchas PO-numret till fakturan för att säkerställa att köparen debiteras rätt belopp för varorna.
3. Säljaren accepterar (eller avvisar) inköpsorder
Längst ner i inköpsordern finns en prickad linje för den auktoriserade säljarens chef att logga ut på ordern. PO: n innehåller alla detaljer om transaktionen och vad köparen förväntar sig att få. När säljaren tar emot beställningen har de rätt att antingen acceptera eller avvisa dokumentet. Men när PO godkänns blir det dock ett rättsligt bindande avtal för båda inblandade parter.
4. Köparen registrerar inköpsorder
När beställningen har gjorts förblir inköpsordern "öppen". En öppen inköpsorder är en PO där beställningen placeras men varorna ännu inte har mottagits, eller det kan innebära att endast en del av ordern har mottagits. Hur som helst betyder det att leveransen av varorna inte är komplett.
Fördelar med inköpsorder
1. Undvik dubbla beställningar
Inköpsorder ger ett företag flera fördelar. Det viktigaste är att det hjälper till att undvika dubbla beställningar. När ett företag bestämmer sig för att skala verksamheten kan PO: er hjälpa till att hålla reda på vad som har beställts och från vem.
När en köpare beställer liknande produkter kan det också vara svårt att matcha fakturorna. PO tjänar som en check för de fakturor som behöver betalas.
2. Håller koll på inkommande beställningar
Dessutom hjälper PO: er att hålla reda på inkommande order, och ett välorganiserat inköpsordersystem kan hjälpa till att förenkla lagret Lagerinventering är ett omsättningskonto som finns i balansräkningen, bestående av alla råvaror, pågående arbete färdiga varor som ett företag har ackumulerat. Det anses ofta vara det mest illikvida av alla omsättningstillgångar - därför undantas det från täljaren i beräkningen av snabbkvot. och leveransprocess.
3. Fungerar som juridiska handlingar
Inköpsorder fungerar som juridiska dokument och hjälper till att undvika framtida tvister angående transaktionen.
Hur använder leverantören inköpsordern?
Inköpsorder spelar en viktig roll i lagerhanteringsprocessen. När leverantören tar emot beställningen tar de de objekt som anges i beställningen från sitt lager. PO hjälper till att hålla ett register över inventeringen till hands och identifiera eventuella avvikelser mellan värdena som visas i posterna och det faktiska lagret.
Dessutom behöver leverantören beställaren för att fylla beställningen korrekt. Köparen kommer också att debiteras av leverantören baserat på de betalningsvillkor som överenskommits i beställaren.
Inköpsorder kontra faktura
Inköpsordern är ett dokument som genereras av köparen och tjänar syftet att beställa varor från leverantören. Den faktura , å andra sidan, genereras av leverantören och visar hur mycket köparen måste betala för varor som köpts från leverantören. PO är ett försäljningsavtal medan fakturan är en bekräftelse på försäljningen.
Köpsorder kontra försäljningsorder
Medan inköpsordern visar vilka varor som beställts från leverantören genereras försäljningsordern av leverantören och skickas till köparen. Det betyder bekräftelse eller godkännande av försäljningen. Numera är PO-processen inte längre pappersbaserad och köparen skickar vanligtvis sina leverantörer en elektronisk PO. Detta görs med hjälp av PO-modulen i ERP-programvaran. Det hjälper till att påskynda inköpsprocessen samtidigt som risken för fel minskas.
Fler resurser
Ekonomi är den officiella leverantören av Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certifiering. Gå med i 350 600+ studenter som arbetar för företag som Amazon, JP Morgan och Ferrari-certifieringsprogram, utformade för att förvandla vem som helst till en ekonomisk analytiker i världsklass.
För att fortsätta lära dig och utveckla dina kunskaper om ekonomisk analys, rekommenderar vi starkt ytterligare finansresurser nedan:
- Kreditförsäljning Kreditförsäljning Kreditförsäljning avser en försäljning där det skyldiga beloppet kommer att betalas vid ett senare tillfälle. Med andra ord, kreditförsäljning är köp som görs av kunder som inte fullgör betalningen, kontant, vid tidpunkten för köpet.
- Försäljnings- och insamlingscykel Försäljnings- och inkassocykel Försäljnings- och inkassocykeln, även känd som RRR-cykeln, består av olika typer av transaktioner. Försäljnings- och mottagningsklasserna för transaktioner är de typiska journalposter som debiterar kundfordringar och kreditförsäljningsintäkter och debiterar kontanter och kreditfordringar
- Försäljnings- och köpavtal Säljarrepresentationsavtal Ett säljarrepresentationsavtal, även känt som ett noteringsavtal, är ett avtal mellan en säljare av fastigheter och ett mäklarföretag som ger detaljerad information om fastigheten som säljs. Det utgör grunden för förhandlingar mellan säljaren och köparen genom en agent.
- Handelskredit Handelskredit En handelskredit är ett avtal eller en överenskommelse mellan agenter som bedriver affärer med varandra som möjliggör utbyte av varor och tjänster
