Varje gång ett företag är inblandat i en finansiell transaktion genereras ett pappersspår. Detta pappersspår kallas redovisning som ett källedokument. Oavsett om checkar skrivs för att betalas ut, försäljning görs för att generera kvitton, faktureringsfakturor skickas av leverantörer eller arbetstid registreras på en anställds tidtabell - alla respektive dokument är källhandlingar.
Betydelsen av källhandlingar
Källhandlingar är först och främst viktiga för bokförings- och redovisningsprocessen Financial Accounting Theory Financial Accounting Theory förklarar "varför" bakom redovisningen - anledningarna till att transaktioner rapporteras på vissa sätt. Den här guiden hjälper dig att förstå huvudprinciperna bakom Financial Accounting Theory eftersom de fungerar som fysiska bevis för att en finansiell transaktion faktiskt har inträffat. Numera behöver dessa dokument inte nödvändigtvis vara en fysisk papperskopia - de kan vara en elektronisk bekräftelseform.
Dessutom är källhandlingar också väsentliga i granskningsprocessen. När företag genomgår en revision förbättrar revisorns tillgång till ett tydligt och tillgängligt pappersspår av alla transaktioner revisionens övergripande legitimitet och oberoende. För att bekräfta noggrannheten i företagets saldon i enskilda konton behöver revisorer full tillgång till alla dokument. Sammantaget, för att driva ett företag smidigare och öka transparensen, bör alla dess källhandlingar sparas och lagras för framtida referens.
Vanliga typer av källdokument
I sin enklaste form innehåller ett källdokument i allmänhet följande information:
- Datum för transaktionen
- Det totala beloppet för transaktionen
- En beskrivning av transaktionen
- En eller flera godkännande av underskrifter
De vanligaste dokumenten är:
- Kontroller
- Fakturor
- Kvitton
- Kreditnota
- Anställdas tidkort
- Insättningsbevis
- Beställning
Dokumentlagring
All information som genereras genom källedokument bör registreras ordentligt i antingen företagets journal, bokföringsprogramvara eller finansböcker. Efter den första inspelningen ska alla dokument bevaras och organiseras i en fil och läggas i ett system så att de kan hämtas när som helst. Det är också viktigt att göra ett register över allmänna interna kontrollförfaranden. Forensic Audit Guide En Forensic Audit är en detaljerad granskning av ett företags register som ska användas vid en domstol i ett rättsligt förfarande. Revisorer, advokater och finanspersoner är alla inblandade. I en sådan granskning kommer de att leta efter korruption, intressekonflikter, bestickning, utpressning, tillgångsmissbruk, finansiellt bedrägeri som specificerar vem i företaget som kan komma åt och godkänna betalningar, order och andra transaktioner.
Originalets källdokument
För det mesta är kopior av källhandlingar lagligt tillåtna. Enligt US Internal Review Service (IRS) är så länge dessa fotokopior är fullständiga, läsbara och korrekta framställningar av originaldokumentet juridiskt godtagbara. På samma sätt accepterar Canadian Revenue Agency (CRA) skannade dokument så länge posterna produceras och lagras i pappersformat eller lagras i ett elektroniskt tillgängligt och läsbart format. Även om det kan vara tråkigt att organisera och arkivera dessa dokument kan det leda till enorma tidsbesparingar i framtiden att lägga in extra tid för att korrekt underhålla ett pappersspår och skapa ett enkelt sätt att komma åt dessa dokument, vilket också ger större transparens.
Ytterligare resurser
Nedan följer flera ytterligare kostnadsfria finansresurser som hjälper dig på din väg att utveckla din ekonomiska karriär.
- Redovisning av inkomstskatter Redovisning av inkomstskatter Inkomstskatter och dess redovisning är ett viktigt område för företagsfinansiering. Att ha en konceptuell förståelse för redovisning av inkomstskatter gör det möjligt för ett företag att upprätthålla ekonomisk flexibilitet. Skatt är ett invecklat fält att navigera i och förvirrar ofta även de skickligaste finansanalytikerna.
- Analys av finansiella rapporter Analys av finansiella rapporter Hur man utför analys av finansiella rapporter. Denna guide kommer att lära dig att utföra analys av resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen inklusive marginaler, nyckeltal, tillväxt, likviditet, hävstång, avkastning och lönsamhet.
- Finansiell redovisningsteori Finansiell redovisningsteori Finansiell redovisningsteori förklarar "varför" bakom redovisning - skälen till varför transaktioner rapporteras på vissa sätt. Den här guiden hjälper dig att förstå huvudprinciperna bakom Financial Accounting Theory
- Kostnad för sålda varor Redovisning Våra bokföringsguider och resurser är självstudiehandböcker för att lära dig redovisning och finans i din egen takt. Bläddra bland hundratals guider och resurser.
