En kupong är ett internt dokument i ett företag som utfärdas av leverantörsskulder Leverantörsskulder leverantörsskulder är en skuld som uppstår när en organisation mottar varor eller tjänster från sina leverantörer på kredit. Leverantörsskulder förväntas betalas in inom ett år eller inom en driftscykel (beroende på vilken som är längst). AP anses vara en av de mest likvida avdelningarna för kortfristiga skulder. Det kan ses som ett ”memorandum” över företagets skulder, och det används för att godkänna en betalning.
I varje företag finns en avdelning för leverantörsskulder som ansvarar för betalningar som är förfallna till dess borgenärer och leverantörer.
En kupong är ett reservdokument som behövs för att inleda förfarandet för insamling och arkivering av alla andra dokument som krävs för att reglera en skuld.
Ett viktigt inslag i ett företags interna bokföring är kontrollmekanismen. Mekanismen säkerställer att varje betalning som görs av företaget tidigare har godkänts och att det är lämpligt för varorna eller tjänsterna Produkter och tjänster En produkt är en konkret produkt som släpps ut på marknaden för förvärv, uppmärksamhet eller konsumtion medan en tjänst är en immateriell post, som uppkommer från mottagen baserat på befintliga avtal.
Med andra ord är en kupong ett stödjande dokument för en faktura som företaget får. När kupongen har utfärdats betyder det att fakturan har kontrollerats och det har bekräftats att den måste betalas. Kupongen godkänner betalning av fakturan i ett engångsbelopp som kommer att skrivas i balansräkningen.
Hur kuponger fungerar
I affär-till-företag-transaktioner förfaller betalningarna ofta inte omedelbart. De kan betalas med en tillåten fördröjning som kan variera mellan 30, 60 eller 90 dagar. När företaget tar emot leveranserna med fakturan, istället för att släppa betalningen omedelbart, skapar det en kupong som en påminnelse om betalningarna eller som en redogörelse för den betalning som redan gjorts.
En kupong kan innehålla olika styrkande handlingar. De vanligaste listas nedan:
- Fakturan från leverantören
- Uppgifter om leverantören som ska betalas (namn, adress, telefonnummer)
- Uppgifterna för betalningen (belopp som ska betalas, inklusive en eventuell rabatt och förfallodatum för betalningen)
- Den ursprungliga inköpsordern Inköpsorder En inköpsorder är ett kommersiellt källedokument som utfärdas av ett företags inköpsavdelning vid beställning hos företagets leverantörer eller görs av företaget.
- Kvittot som bekräftar att företaget mottog varorna eller de tjänster som anges i fakturan
- Huvudbokskonton Huvudbok I bokföring är en huvudbok (GL) en registrering av alla tidigare transaktioner i ett företag, organiserade efter konton. General Ledger (GL) -konton innehåller alla debet- och kredittransaktioner som påverkar dem. Dessutom innehåller de detaljerad information om varje transaktion - behövs av redovisningsskäl
- Underskrift av en auktoriserad representant i företaget (t.ex. chefen för avdelningen för leverantörsskulder) som validerar köpet och betalningen
- Betalningsbeviset, som ingår i kupongdokumentationen
Diagrammet nedan visar processen att förbereda en kupong:
Redovisningsprincip
Med tanke på informationen ovan kan du se att det finns två typer av kuponger:
- Kuponger som har ett utestående saldo; och
- Kuponger som hänvisar till en redan betald faktura.
Den första typen (förskottsbetalning) registreras i balansräkningen Balansräkning Balansräkningen är en av de tre grundläggande finansiella rapporterna. Dessa uttalanden är nyckeln till både ekonomisk modellering och redovisning. I balansräkningen visas företagets totala tillgångar och hur dessa tillgångar finansieras, antingen genom skuld eller eget kapital. Tillgångar = skulder + eget kapital som leverantörsskulder. Efter att kupongen har betalats registreras den som en kupong och betalningsbeviset måste bifogas.
vikten av kuponger
Kuponger är särskilt viktiga när en revision utförs. Enligt lag är alla företag föremål för ett granskningsförfarande som verifierar riktigheten av informationen i bokslutet. Tack vare kupongen kan den ansvariga revisorn enkelt verifiera att alla köpta varor eller de betalade tjänsterna faktiskt har mottagits av företaget. Således används kupongerna för att motivera och dokumentera företagets kontanta betalningar.
Å andra sidan används kupongerna internt för att minska risken för uppförande av anställda och avskräcka dem från att samverka för att stjäla företagets tillgångar. Kupongerna skapar ett pappersspår som dokumenterar alla personer som är involverade i just den transaktionen, liksom deras uppgifter i samband med den transaktionen. På ett sådant sätt är det lättare att bedöma vem som är ansvarig för vad.
Exempel på kuponger
En liten minimarknad beställer färsk mat från leverantören varannan dag. Chefen för färskvaruavdelningen beställer 50 pund kött och fisk, och ägaren initierar beställningen för att godkänna leveransen. När minimarknaden tar emot beställningen jämförs leveransinnehållet med beställningen för att säkerställa att allt mottogs.
Vid en sådan tidpunkt utfärdas en kupong. Den innehåller inköpsordern, fraktkvittot och fakturan. Det förfallna beloppet ingår också, och det kommer att registreras på leverantörskonton tills betalningen görs.
Kupongen skickas till ägaren, som granskar allt för att se till att all information är korrekt, och betalningen kommer sedan att godkännas. Därefter avslutas transaktionen och kupongen registreras som en betald kupong i balansräkningen.
Relaterade avläsningar
Finance är den officiella leverantören av den globala Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ CBCA ™ Certification Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ ackreditering är en global standard för kreditanalytiker som täcker finans, redovisning, kreditanalys, kassaflödesanalys , förbundsmodellering, återbetalning av lån och mer. certifieringsprogram, utformat för att hjälpa vem som helst att bli en ekonomisk analytiker i världsklass. För att fortsätta din karriär kommer de ytterligare resurserna nedan att vara användbara:
- Analys av finansiella rapporter Analys av finansiella rapporter Hur man utför analys av finansiella rapporter. Denna guide kommer att lära dig att utföra analys av resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen inklusive marginaler, nyckeltal, tillväxt, likviditet, hävstång, avkastning och lönsamhet.
- Leverantörsskulder kontra kundfordringar Leverantörsskulder jämfört med kundfordringar I redovisning förväxlas ibland leverantörsskulder och kundfordringar med den andra. De två typerna av konton är mycket lika på det sätt de registreras men det är viktigt att skilja mellan leverantörsskulder och kundfordringar eftersom en av dem är ett tillgångskonto och den andra är en
- Projicera balansposter Projicera balansräkningsposter Projicera balansposter innefattar analys av rörelsekapital, PP&E, skuldaktiekapital och nettoresultat. Denna guide beskriver hur man beräknar
- Källdokument Källdokument Pappersspåret för ett företags finansiella transaktioner kallas redovisning som källhandlingar. Oavsett om checkar skrivs för att betalas ut, försäljning görs för att generera kvitton, faktureringsfakturor skickas av leverantörer eller arbetstid registreras på en anställds tidtabell - alla respektive dokument är källhandlingar.
