Projektledning involverar flera aspekter, vars implementering och övervakning kan vara ganska tidskrävande. Därför är det avgörande för projektledare Kunskapsarbetare Begreppet "kunskapsarbetare" myntades först av Peter Drucker i sin bok The Morning of Tomorrow (1959). Drucker definierade kunskapsarbetare som högnivå för att identifiera möjligheter som hjälper till att öka effektiviteten och kvaliteten. En strategi som kan användas är RAID, som står för R isks, A ssumptions, I ssues och D- beroenden. En RAID-logg är ett effektivt verktyg för projektledning som syftar till att centralisera och förenkla insamling, övervakning och spårning av projektinformation. Läs vidare för att lära dig mer om RAID-loggen för att hantera projekt.
Risker och problem i RAID
Risker Systematisk risk Systematisk risk är den del av den totala risken som orsakas av faktorer som ligger utanför ett specifikt företags eller individs kontroll. Systematisk risk orsakas av faktorer som är externa för organisationen. Alla investeringar eller värdepapper är föremål för systematisk risk och därför är det en icke-diversifierbar risk. är framtida osäkerheter som kan påverka ett projekt negativt. En projektledare bör sätta in åtgärder som hjälper till att hantera risker som kan uppstå under vägen. Riskrelaterade uppgifter inkluderar riskidentifiering, klassificering, riskbedömning och skapande av riskhanteringsplaner Krishantering Krishantering innebär att hantera kriser på ett sätt som minimerar skador och gör det möjligt för den drabbade organisationen att återhämta sig snabbt. . För att ett projekt ska fungera smidigt bör det finnas så få risker som möjligt.
Det är också avgörande att risker identifieras i de tidiga stadierna innan de går vidare till allvarliga problem som kan få ett helt projekt att misslyckas. Några av de risker och problem som kan komma upp är:
1. Resurs tillgänglighet
Det kanske största problemet bland projektledarna är om de kommer att få de resurser de behöver under hela projektet. Med korrekt planering kan en projektledare garantera att resurserna inte tar slut halvvägs genom projektet. Förutom tillgången på resurser bör resurskontinuitet också beaktas. För att uttrycka det enkelt är detta avsett att säkerställa att samma resurser är tillgängliga under hela projektets varaktighet. Att ersätta resurser i mitten av projektet kan kosta mycket tid och pengar.
2. Marknadsrisk
En annan osäkerhet som måste beaktas är marknadsrisken. Enkelt uttryckt är detta påverkan på ett projekt som kan bero på att förändringar införs på marknaden. Tänk till exempel på en bransch där tekniska innovationer sker snabbt och förekommer ofta. För att projekt ska trivas i en sådan miljö måste de slutföras i tid innan de blir föråldrade.
3. Flytande
Projektledare måste också bedöma om de organisationer de arbetar i är flytande. Till exempel kommer projektägarna troligtvis att ändra sig? Kommer du att introducera din produkt på en marknad som förändras snabbt? Om så är fallet bör projektledaren ha stor flexibilitet för att anpassa sig till ständigt föränderliga omständigheter.
4. Reglerande
De lagar som gäller i en stat kan också utgöra risker för ditt projekt. Så innan något annat bör projektledare bekanta sig med de lagar som gäller för deras bransch, för att undvika att bryta mot dem omedvetet. De måste också kontrollera företagsstrukturer Företagsstruktur Företagsstruktur avser organisationen av olika avdelningar eller affärsenheter inom ett företag. Beroende på ett företags mål och branschen som antas av intressenter. På så sätt kan de se till att en viss spelares handlingar inte riskerar hela projektet.
Projektberoende
Det finns två huvudvarianter av beroenden - utgående och inkommande . Utgående innebär att projektet är beroende av att en aktivitet utförs av ett visst team för att gå vidare till en annan uppgift eller leverera resultat. Omvänt betyder inkommande att andra parter förlitar sig på ett visst team för att slutföra en uppgift innan de levererar resultat. Ett exempel på ett utgående beroende är när man måste vänta på att den juridiska avdelningen granskar och godkänner ett visst dokument innan man får göra några justeringar av systemet.
Att få en god förståelse för beroenden hjälper till att identifiera och lösa problem i sina tidiga skeden. Andra exempel på beroenden är:
- Ägaren av ett system som behöver slutföra kodningsändringar innan en annan person kan utföra end-to-end-test
- När fastighetsmäklare måste godkänna byggnadsdesign innan byggprojekt påbörjas
Projektantaganden
Människor gör många antaganden när de utför ett visst projekt. Det händer oftast under de inledande faserna av projektet. Det enda du inte bör glömma att göra är att dokumentera dessa antaganden formellt. På detta sätt, om tvister uppstår senare, kan berörda intressenter alltid hänvisa till det finstilta.
RAID-loggen
Nu när vi är bekanta med vad RAID-förkortningen står för är nästa sak att titta på RAID-loggen. Loggen är helt enkelt en lista över alla risker, antaganden, beroenden och problem. Det introduceras i projektets inledningsskede, där det används för att fånga viktiga element. Raidloggen förfinas när projektet fortskrider.
RAID-loggen belyser varje faktor separat. Här är huvudelementen listade under varje avsnitt i loggen.
1. Avsnitt Risker och problem
Delarna med risker och problem inkluderar:
- En tydlig identifierare för enkel referens
- Datumet då ett visst objekt loggas
- En sammanfattning av nyckelfrågan eller risken
- En detaljerad beskrivning av emissionen eller risken
- Effekten som kan uppstå om risken utvecklas till en fråga. Kommer effekten sannolikt att vara hög, låg eller medium?
- Sannolikhet eller sannolikhet för att riskerna uppstår
Varje risk och fråga behöver en plan för minskning. Det finns flera sätt att mildra risker, till exempel att informera din hantering av frågan eller risken, acceptera risken och erkänna att det inte finns något som kan göras åt det eller vidta nödvändiga åtgärder för att eliminera en risk.
2. Avhängighetsavsnitt
Beroenden måste alltid avtalas av de inblandade parterna. Detta innebär att en projektledare inte kan hålla en intressent ansvarig för en fråga som han inte gick med på i första hand. Beroendeavdelningen i en RAID-logg framhäver:
- En tydlig och sekventiell indikator för enkel referens
- Datumet då ett problem loggas
- Specifikation av om beroendet är inkommande eller utgående
- En detaljerad beskrivning av beroendet
- En sammanfattning av beroendet
- Det specifika datum då beroendet kommer att levereras
- De parter som samtycker till beroendet
- Kommentarer - Alla kommentarer listas i loggen. Varje kommentar måste föregås av datum och namn på den person som gjorde kommentaren.
3. Antaganden
Det är viktigt att alltid dokumentera antagandena som uppstår under ett projekt. Detta hjälper till att förhindra felkommunikation och potentiella konflikter. Antaganden är användbara i början av ett projekt. Antaganden avsnitt kommer att markera:
- En tydlig och sekventiell indikator för enkel referens
- Datumet då ett objekt loggades
- En sammanfattning av antagandena
- En detaljerad beskrivning av antagandena
- Status - är artiklarna helt nya, pågår eller är stängda?
- Intressenterna rådfrågade när de kom med antagandena
Poängen
RAID-loggen är ett måste-ha kommunikationsverktyg för projektledare. Det gör det inte bara enkelt att spåra aktiviteter utan det är också viktigt för att hålla alla intressenter informerade. RAID-loggen bör uppdateras då och då för att hålla den korrekt, uppdaterad och effektiv.
Relaterade avläsningar
Finance är den officiella leverantören av den globala Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certifiering. Gå med i 350 600 studenter som arbetar för företag som Amazon, JP Morgan och Ferrari-certifieringsprogram, utformade för att hjälpa alla att bli en ekonomisk analytiker i världsklass . För att fortsätta lära dig och utveckla din karriär kommer de ytterligare finansresurserna nedan att vara användbara:
- Guide till datapresentationer Datapresentation Analytiker kommunicerar resultatet av finansiell analys till ledning, investerare och affärspartners. Detta kräver att man fokuserar på huvudpunkterna, fakta
- Projektbudgetmall Projektbudgetmall Denna projektbudgetmall ger dig ett verktyg för att sammanfatta kostnadsbudgeten för ett projekt. Projektbudgeten är ett verktyg som används av projektledare för att uppskatta den totala kostnaden för ett projekt. En projektbudgetmall innehåller en detaljerad uppskattning av alla kostnader som sannolikt kommer att uppstå innan projektet är klart
- Marknadsriskpremie Marknadsriskpremie Marknadsriskpremien är den tilläggsavkastning som en investerare förväntar sig av att inneha en riskfylld marknadsportfölj istället för riskfria tillgångar.
- Systemrisk Systemrisk Systemrisk kan definieras som risken förknippad med kollaps eller misslyckande för ett företag, bransch, finansinstitut eller en hel ekonomi. Det är risken för ett allvarligt misslyckande i ett finansiellt system, där en kris inträffar när kapitalleverantörer tappar förtroendet för kapitalanvändarna
