Registrering av betalning i bokföring kan annars kallas ”leverantörsskulder”, vilket betyder det totala belopp som ett visst företag är skyldigt företag eller leverantörer för produkter eller tjänster. Dessutom återfinns leverantörsskulden i balansräkningen Balansräkning Balansräkningen är en av de tre grundläggande finansiella rapporterna. Dessa uttalanden är nyckeln till både ekonomisk modellering och redovisning. I balansräkningen visas företagets totala tillgångar och hur dessa tillgångar finansieras, antingen genom skuld eller eget kapital. Tillgångar = Skulder + eget kapital, särskilt i avsnittet aktuella skulder, och inkluderar alla fakturor som ska betalas.
Till exempel bör ett företag som just köpt kontorsmateriel från företag B och får en faktura på $ 500 lägga upp beloppet och betala det före eller på förfallodagen för att undvika en standard.
Leverantörsreskontra kontra kundfordringar
De två begreppen leverantörsskulder och kundfordringar skiljer sig definitivt från varandra. Leverantörsskulder Leverantörsskulder är en skuld som uppstår när en organisation mottar varor eller tjänster från sina leverantörer på kredit. Leverantörsskulder förväntas betalas in inom ett år eller inom en driftscykel (beroende på vilken som är längst). AP anses vara en av de mest likvida formerna av kortfristiga skulder, å ena sidan, hänvisar till hur mycket ett företag är skyldigt ett annat företag för att köpa varor och tjänster som behöver betalas av. Ett nyckelord här är "kredit", vilket innebär att varorna förvärvades först och betalningen följer.
Kundfordringar Kundfordringar Kundfordringar (AR) representerar kreditförsäljningen för ett företag, som ännu inte betalas helt av dess kunder, en omsättningstillgång i balansräkningen. Företag tillåter sina kunder att betala under en rimlig, förlängd tidsperiod, förutsatt att villkoren är överens. å andra sidan är det motsatta, eftersom det är den summa pengar som ett företag kan samla in från ett annat företag för att ha sålt sina varor eller tjänster till dem. Därför kan vi säga att den första är en skuld medan den andra är en tillgång.
Exempel på hur du registrerar betalning i redovisningen
Låt oss säga att ett företag som heter Bags Unlimited sålde 100 nylonpåsar till företag B, och båda företagen kom överens om ett visst förfallodatum. Nu skickar Bags Unlimited sin faktura Källdokument Pappersspåren för ett företags finansiella transaktioner kallas källhandlingar i redovisningen. Oavsett om checkar skrivs för att betalas ut, försäljning görs för att generera kvitton, faktureringsfakturor skickas av leverantörer eller arbetstid registreras på en anställds tidtabell - alla respektive dokument är källhandlingar. och skriver förfallodagen den 15 december, enligt överenskommelse mellan båda parter. Den registrerar transaktionen under sina kundfordringar medan företag B registrerar den under leverantörsskulder.
Är konton att betala en debet eller en kredit?
Det här är en av de knepiga frågorna om leverantörskonton. Leverantörsskulder betraktas som skulder eftersom de handlar om köp av varor på kredit, vilket innebär att det ska hålla en kreditbalans. Kreditbalansen representerar det totala belopp som ett företag är skyldigt sina leverantörer. När fakturan har mottagits registreras det skyldiga beloppet vilket ökar kreditbalansen.
Efter att fakturan har betalats registreras beloppet som debitering. vilket sänker kreditbalansen igen. Sammanfattningsvis: ju högre leverantörskonton är, desto högre är kreditbalansen, och ju lägre leverantörskonton är, desto lägre är kreditbalansen.
Processen för leverantörsreskontra
Processen för leverantörsskulder ser ut som en enkel uppgift, men det innebär mycket noggrann granskning av fakturor eftersom de minsta felen kan ställa stora förluster för ett företag. Faktum är att alla företag, särskilt de stora och långvariga, måste anta ett automatiskt leverantörssystem för att säkerställa att följande process utförs korrekt.
1. Mottagande av faktura
Det första steget är mottagandet av fakturan, vilket kan göras via olika kanaler som via e-post, fax eller kurir.
2. Vidarebefordra till rätt person
Eftersom det bara kan komma via post eller via företagets e-post måste det vidarebefordras till lämplig person, som kan vara revisor Revisor En revisor spelar en mycket viktig roll i en organisation, oavsett om det är ett multinationellt företag eller ett litet , inhemsk. Inflödet och utflödet av företagets pengar övervakas noggrant av revisorn, som också ser till att alla finansiella transaktioner är lagliga, korrekta, chef, bokförare Bokförare Det primära jobbet för en bokförare är att underhålla och registrera företagets dagliga ekonomiska händelser . En bokhållare ansvarar för att registrera och underhålla företagets ekonomiska transaktioner, såsom inköp, kostnader, försäljningsintäkter, fakturor och betalningar. , eller specialisten om leverantörsskulder, om det finns en sådan ställning.
3. Inmatning av detaljer
När den väl har nått rätt person matas in fakturainformationen in i en fil, t.ex. ett kalkylark, som sparas.
4. Godkännande av fakturor
Godkännande av fakturor är mycket viktigt. Helst innan betalningar görs bör varje faktura genomgå en noggrann granskning för att säkerställa att alla poster är korrekta. Det finns faktiskt olika punkter som måste kontrolleras specifikt, inklusive:
- Förhandsgodkännande av utgiften eller inköpsordern som utfärdats av företaget
- Ankomsten av de varor som köpts innan betalningen ska göras
- Fakturans singularitet
- Avtal och avtal med leverantörer
5. Utfärdande av kontroller
När stegen har slutförts och fakturan har verifierats skapar revisorn kontrollerna och anger det belopp som ska betalas för varje check. De förseglas i kuvert, märks med lämpliga adresser och skickas till avsedda mottagare.
Ovanstående steg finns i ett manuellt leverantörssystem. Eftersom det är mycket tråkigt och tidskrävande, med stor sannolikhet för fel, rekommenderas ett automatiserat system.
Kännetecken för ett välskött system för leverantörsreskontra
En korrekt leverantörsskuldprocess resulterar i korrekta finansiella rapporter som i slutändan leder till ett företags framgång. Ett välskött system för leverantörsskulder uppvisar följande egenskaper.
- Legitima fakturor behandlas, inte bara korrekt utan också i rätt tid.
- Fakturor registreras i rätt konton.
- Obehandlade kostnader justeras.
Relaterade avläsningar
Vi hoppas att du gillade att läsa Finance-guiden för hur du registrerar betalning i bokföring. Finance är den officiella leverantören av den globala Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certifiering. Gå med i 350 600 studenter som arbetar för företag som Amazon, JP Morgan och Ferrari-certifieringsprogram, utformade för att hjälpa alla att bli en ekonomisk analytiker i världsklass . För att fortsätta din karriär kommer de ytterligare finansresurserna nedan att vara användbara:
- Finansiell redovisningsteori Finansiell redovisningsteori Finansiell redovisningsteori förklarar "varför" bakom redovisning - skälen till varför transaktioner rapporteras på vissa sätt. Den här guiden hjälper dig att förstå huvudprinciperna bakom Financial Accounting Theory
- Guide för journalposter Journalposter Guide Journalposter är byggstenarna för redovisningen, från rapportering till revision av journalposter (som består av debiteringar och krediter). Utan ordentlig journalbokning skulle företagens finansiella rapporter vara felaktiga och en fullständig röra.
- Projicera balansposter Projicera balansräkningsposter Att projicera balansposter innefattar analys av rörelsekapital, PP&E, skuldkapital och nettoresultat. Denna guide beskriver hur man beräknar
- T-kontohandbok T-kontohandbok T-konto används vid redovisning för att spåra debiteringar och krediter och upprätta finansiella rapporter. Det är en visuell representation av enskilda konton som ser ut som ett "T", vilket gör det så att alla tillägg och subtraktioner (debiteringar och krediter) till kontot enkelt kan spåras och representeras visuellt. Denna guide till T-konton ger dig exempel på hur de fungerar och hur du använder dem.
