Mötesprotokoll är anteckningar som spelas in under ett möte. De lyfter fram de viktigaste frågorna som diskuteras, förslag till förslag eller omröstning och aktiviteter som ska genomföras. Protokollet från ett möte tas vanligtvis av en utsedd medlem av gruppen. Deras uppgift är att tillhandahålla ett exakt register över vad som hände under mötet.
Steg involverade i inspelning av mötesprotokoll
Det finns fem huvudsteg involverade i att spela in protokollet från ett möte. Dom är:
- Förplanering
- Registrering
- Skriva eller transkribera protokollet
- Dela mötesprotokoll
- Arkivering eller lagring av minuter för referenser i framtiden
Förplanering
Om ett möte är välplanerat i förväg blir det mycket enklare att ta minuter. Med detta sagt är ordföranden VD En VD, förkortning för VD, den högst rankade individen i ett företag eller en organisation. VD är ansvarig för en organisations övergripande framgång och för att ta ledande beslut på högsta nivå. Läs en arbetsbeskrivning och sekreteraren eller protokollinspelaren bör samarbeta för att bestämma dagordningen för mötet i förväg. Till exempel kan den som spelar in protokoll arbeta med ordföranden för att utarbeta ett dokument som kommer att fungera som en dagordning och ge formatet för mötet.
Mötesagenda
Om det inte är möjligt för ordförande och sekreterare att träffas och komma med ett utkast, är det upp till sekreteraren att få en kopia av dagordningen innan mötet börjar. Mötesagendan kommer att fungera som en guide för hur man antecknar och förbereder protokollet. Dessutom innehåller dagordningen även andra detaljer som måste införlivas i protokollet. De inkluderar:
- Namnen på alla närvarande medlemmar - inkluderar gäster och talare
- Dokument som kan delas ut när mötet fortskrider, t.ex. kopior av en lista med förslag som ska röstas om
Förväntningar
När en individ väljs som protokollinspelare är det viktigt för dem att veta vad som förväntas av dem. Därför bör individen närma sig kommitténs ordförande och fråga vad deras roll i mötet kommer att bli. Till exempel, om mötet kommer att innebära att föreslå förslag Proxy Röst En Proxy Röst är en delegation av röstningsmyndighet till en representant för den ursprungliga röstinnehavaren. Partiet som får röstbefogenheten kallas ombud och den ursprungliga röstinnehavaren är känd som huvudmannen. Konceptet är viktigt på finansmarknaderna och särskilt i offentliga företag. Den utsedda medlemmen bör fråga om han ska inkludera namnen på de som föreslår förslag och de som utstationerar.
Vad ska inkluderas i mötesprotokollet
Innan du spelar in några detaljer ska en utsedd protokollinspelare bekanta sig med vilken typ av information de ska spela in. En grupp kan använda ett visst format för att spela in anteckningar, men totalt sett innehåller protokollet från ett möte vanligtvis följande detaljer:
- Datum och tid för mötet
- Namn på deltagare, samt frånvarande deltagare
- Godkännande av eller ändringar av föregående mötes protokoll
- Beslut som fattas om varje punkt på dagordningen, såsom:
- Aktiviteter som genomförts eller överenskommits
- Nästa steg
- Resultaten av valet Straight Röstning Straight Röstning, allmänt känd som lagstadgad omröstning, är ett företagsröstningssystem som kan användas för att välja styrelseledamöter eller att rösta om viktiga frågor.
- Förslag accepterade eller avvisade
- Ny affär
- Datum och tid för nästa möte
Processen med att skriva mötesprotokoll
När mötet avslutas bör den person som har till uppgift att skriva protokoll få alla resurser han behöver för att skriva upp protokollet på ett tydligt och presentabelt sätt. Här är några tips att tänka på:
- När mötet avslutas, ta inte för lång tid att skriva protokollet. På det här sättet är allt som ägde rum i mötet fortfarande friskt i ditt sinne.
- Granska konturen som skapats tidigare och gör justeringar vid behov. Detta kan inkludera att lägga till extra information eller att klargöra några av de frågor som tas upp. Kontrollera också att alla domar, aktiviteter och rörelser har registrerats tydligt.
- Revidera protokollet och se till att det är kort men tydligt.
Distribuera mötesprotokollet
När sekreteraren är klar med att skriva protokollet ska han dela dem med gruppmedlemmarna. De kan delas online eller via molnet. Med tanke på att protokoll och andra typer av dokument kan innebära mycket pappersarbete kan det vara att föredra att använda en papperslös delningsmetod.
Till exempel, om protokollinspelaren dokumenterade protokollet med Microsoft Word, som inte erbjuder online-delning, kan de överväga att använda Google-dokument, som erbjuder ett sätt att dela dokument online med andra användare.
Inspelaren ska också spara en kopia av mötesprotokollet för framtida referens. De flesta företag lagrar sina minuter online - antingen i Google Docs eller OneDrive.
Key Takeaway
Mötesprotokoll är viktiga eftersom de används för att dokumentera de viktigaste frågorna som tas upp under ett möte. Effektiva protokoll kan till exempel ange de metoder som föreslogs för att lösa ett visst problem och den främsta anledningen till att medlemmar väljer en metod framför den andra.
Protokollet från mötet kan spelas in manuellt eller på en elektronisk enhet som en bärbar dator eller iPad. Efter mötet granskar inspelaren protokollet och gör ändringar vid behov. Mötesprotokollet delas sedan med gruppdeltagarna. Förutom distribution sparas protokollet för framtida referens.
Mall
Fler resurser
Ekonomi är den officiella leverantören av Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certifiering. Gå med i 350 600+ studenter som arbetar för företag som Amazon, JP Morgan och Ferrari-certifieringsprogram, utformade för att förvandla vem som helst till en ekonomisk analytiker i världsklass.
För att fortsätta lära dig och utveckla dina kunskaper om ekonomisk analys, rekommenderar vi starkt ytterligare finansresurser nedan:
- Action Learning Action Learning Action learning är en process för att utveckla kreativa lösningar för att hantera komplexa problem hos individer, grupper av människor och företag
- Företagsstrategi Företagsstrategi Företagsstrategi fokuserar på hur man hanterar resurser, risker och avkastning över ett företag, i motsats till att titta på konkurrensfördelar i affärsstrategi
- Ledningsförmåga Ledningsförmåga Ledningsförmåga kan definieras som vissa attribut eller förmågor som en verkställande ska ha för att kunna utföra specifika uppgifter i en
- Offentligt tal Talande offentligt tal, även kallat oratorium eller oration, är processen för att kommunicera information till en levande publik. Den information som kommuniceras är medvetet strukturerad för att informera, övertala och underhålla. Stor talare består av tre komponenter: Stil: Masterfullt konstruerad genom att använda ord för att skapa
