SCQA är en förkortning som står för S ituation, C omplication, Q uestion och A nswer. SCQA-metoden används för att fånga en läsares uppmärksamhet. Det är mycket viktigt i affärsskrivning, eftersom läsaren är mindre benägna att förstå texten och instämma i budskapet om de blir uttråkade av att läsa den.
Sammanfattning
- SCQA är en effektiv metod för att göra affärsskrivning mer tilltalande och intressant för läsaren.
- SCQA står för situation, komplikation, fråga och svar.
- Invertera pyramiden är en annan taktik för att förbättra läsbarheten. Det vänder helt enkelt textens struktur genom att presentera slutsatsen först och sedan dyka in i detaljerna kring den.
Praktiskt exempel på SCQA
Nedan följer ett textexempel som inte använder SCQA:
Vi kan se att avsnittet ovan är svårläst och innehåller ganska svårt språk. För det första rekommenderas att man minskar den så att den tydligt anger anledningen till att skriva (situation), dess komplikation och fråga (t.ex. vad är problemet?) Och det föreslagna svaret.
Så, låt oss titta på den reviderade versionen av abstraktet med den tillämpade SCQA-metoden:
Förstå SCQA
Baserat på den reviderade versionen, låt oss titta på varje komponent i SCQA:
Situation
Situationen avser stabiliteten i ordets tillstånd. Det är status quo och normen. Författaren bör ställa sig följande frågor:
- Vad är sammanhanget med vad som händer?
- Vem är spelarna?
Meningen som innehåller situationen i avsnittet är: "Steel Supplies producerar och säljer för närvarande stålstänger på kapacitetsnivå för produktionen." Uttrycket representerar ett uttalande som förklarar för läsaren vad som händer.
Komplikation
När det gäller komplikation representerar det en förändring i situationen och är anledningen till att affärsskrivning behövs. Med hänvisning till exemplet ovan visas komplikationsdelen av SCQA i följande mening:
"Men verksamheten avvisar order på grund av kapacitetsbegränsningar."
Så nu, som läsare, vet vi att det finns en enorm efterfrågan på stålstänger, men företagets kapacitet tillåter för närvarande inte att tillgodose efterfrågan.
Fråga
Fråga hänvisar till problemförklaringen. Efter att ha definierat problemet är nästa steg att utveckla en hypotes. Med andra ord börjar vi ställa frågor.
En hypotes är vanligtvis förfalskbar, vilket innebär att den kan motbevisas. Till exempel "alla företag är lönsamma." Om du känner till ett företag som inte är lönsamt var hypotesen fel.
I vårt fall är frågan dold i komplikationssatsen: "Men företaget avvisar order på grund av kapacitetsbegränsningar." Efter att ha insett att företaget inte kan tillhandahålla tillräckligt med stålstänger för att möta efterfrågan är frågan: "Hur man skapar det?"
Svar
Slutligen är svar processen att fixa och besvara den uppkomna frågan. Så svaret i exemplet kommer att vara att öka produktionsnivån för stålstänger med 23 800 ton per år, backat av marknadsundersökningar som motiverar marknadspotentialen.
Invertera pyramiden
Invertera pyramiden hänvisar till en metod för att skriva organisation på ett sådant sätt som fokuserar på att visa de faktiska slutsatserna i början samtidigt som man försöker ge mer och mer detaljer när läsaren fortsätter att läsa igenom texten.
Det heter "Invertera pyramiden" eftersom vi bokstavligen vänder om textens struktur, presenterar slutsatsen först och går sedan in i mer detaljer.
Vi startar affärsskrivning genom att samla rådata. När det är klart samlar vi sedan in de viktigaste fakta som rör problemet som behandlas och analyserar informationen i texten. Slutligen tolkar vi analysen för att dra slutsatserna och rekommendationerna från skrivningen.
Metoden ovan är en typisk process för att göra forskning och komma till en slutsats i affärsskrivning. När vi vill presentera informationen effektivt vänder vi processen genom att vända pyramiden.
För att vända pyramiden måste vi först ange slutsatsen (se ett brevprov nedan). Det låter läsaren omedelbart fånga den viktigaste delen av skrivningen och visa dem kärnan direkt. Om läsaren fortsätter att läsa kan han dyka in i hur författaren tolkar slutsatsen och hur han analyserade informationen. Vanligtvis kommer beslutsfattare till ett strategiskt beslut baserat på författarens slutsats.
Genom att visa slutsatserna först sparar vi alla tid genom att minska mental ansträngning. Detaljerna kommer att ingå ytterligare skriftligt om läsaren är nyfiken på ämnet och slutsatserna.
För att förenkla det, låt oss visualisera konceptet som om det är en pyramid. Här syftar vi till att toppa vårt skrivande med slutsatsen eftersom det är den viktigaste aspekten och syftet med att skriva. Sedan presenterar vi en analys baserad på våra slutsatser.
Slutligen inkluderar vi fakta som bygger grunden för vår analys längst ner i pyramiden.
Praktiskt exempel
Låt oss återigen titta på samma exempel på ett brev som skrivs utan att använda SCQA och invertera pyramiden:
Att läsa det första stycket visar hur annorlunda det kan vara genom att vända pyramiden och använda SCQA. All information för situation, komplikationer och frågor finns i det första abstraktet. Resten av texten upprepar situationen, komplikationen och frågan flera gånger före svaret.
Passagen ovan är igensatt med bitar av data, vilket gör passagen längre och därmed mer komplicerad.
Jämför nu den första bokstaven med den andra bokstaven nedan:
Slutsatsen placeras omedelbart i början (se den djärva texten på bilden ovan), vilket gör företagets verkställande direktör omedelbart medveten om huvudämnets rad i brevet. Om han fortsätter att läsa igenom brevet kommer han att märka att den första meningen innehåller situationen, den andra meningen innehåller komplikationen och frågan, och allt efter är det faktiska svaret.
Den andra bokstaven är betydligt kortare och mer uppmärksam genom att vända pyramiden med SCQA. Typen av skrivande är kortfattad och effektiv, och den skapar en berättelse som intresserar läsaren.
Relaterade avläsningar
Finance erbjuder Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ CBCA ™ Certification Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ ackreditering är en global standard för kreditanalytiker som täcker ekonomi, redovisning, kreditanalys, kassaflödesanalys, covenant modellering, lån återbetalningar och mer. certifieringsprogram för dem som vill ta sin karriär till nästa nivå. För att fortsätta lära dig och utveckla din kunskapsbas, vänligen utforska de ytterligare relevanta resurserna nedan:
- Business Letter-format Business Letter-format Ett företagsbrev bör alltid följa ett visst format och en viss struktur för att säkerställa att den tas emot som professionell och uppdaterad. Medan det finns många
- Curriculum Vitae vs Resume Curriculum Vitae vs. Resume Som arbetssökande, särskilt som en ny, är det viktigt att känna till skillnaden mellan en curriculum vitae och CV och när man ska använda den ena eller den andra på lämpligt sätt. Att förbereda och skicka in rätt dokument är avgörande för att en ansökan ska lyckas.
- Praktikbrevbrev Praktikbrevbrev Ett praktikföretag är annorlunda än ett typiskt personligt brev eftersom studenten behöver arbeta mycket hårdare för att visa varför de ska anställas. När de ansöker om praktik kräver de flesta företag att studenter skriver och skickar ett praktikbrev som en del av ansökningsdokumenten.
- Återuppta kraftord Återuppta kraftord Återuppta kraftord är ord eller fraser som hjälper en sökandes CV att sticka ut från resten. De är vanligtvis handlingsord som är slående och hjälper till att beskriva uppgifter och ansvarsområden som hanterades i tidigare jobb.
