En pivottabell låter dig organisera, sortera, hantera och analysera stora datamängder på ett dynamiskt sätt. Pivottabeller är ett av Excels kraftfullaste dataanalysverktyg som används i stor utsträckning av finansanalytiker runt om i världen. I en pivottabell kör Excel i huvudsak en databas bakom kulisserna, så att du enkelt kan manipulera stora mängder information.
Hur man använder en pivottabell i Excel
Nedan följer en steg-för-steg-guide för hur du infogar en pivottabell i Excel:
# 1 Ordna data
Det första steget är att se till att du har välorganiserade data som enkelt kan omvandlas till en dynamisk tabell. Detta innebär att säkerställa att all data finns i rätt rader och kolumner. Om data inte är ordentligt ordnade fungerar inte tabellen ordentligt. Se till att kategorierna (kategorinamn) finns i den översta raden i datasetet, som visas på skärmdumpen nedan.
# 2 Sätt in pivottabellen
I steg två väljer du de data du vill inkludera i tabellen och sedan på fliken Infoga i Excel-bandet, letar upp tabellerna Grupp och välj Pivottabell, som visas på skärmdumpen nedan.
När dialogrutan dyker upp, se till att rätt data har valts och bestäm sedan om du vill att tabellen ska infogas som ett nytt kalkylblad eller placeras någonstans i det aktuella kalkylbladet. Detta är helt upp till dig och dina personliga preferenser.
# 3 Ställ in pivottabellfälten
När du har slutfört steg två kommer rutan "Pivottabellfält" att visas. Det är här du ställer in fälten genom att dra och släppa alternativen som listas som tillgängliga fält. Du kan också använda kryssrutorna bredvid fälten för att välja de objekt du vill se i tabellen.
# 4 Sortera tabellen
Nu när den grundläggande pivottabellen är på plats kan du sortera informationen efter flera kriterier, såsom namn, värde, antal eller andra saker.
För att sortera datumet, klicka på autosorteringsknappen (markerad i bilden nedan) och klicka sedan på "fler sorteringsalternativ" för att välja bland de olika kriterierna du kan sortera efter.
Ett annat alternativ är att högerklicka var som helst i tabellen och sedan välja Sortera och sedan "fler sorteringsalternativ".
# 5 Filtrera data
Att lägga till ett filter är ett bra sätt att sortera data mycket enkelt. I exemplet ovan visade vi hur man sorterar, men nu med filterfunktionen kan vi se data för specifika underavsnitt med ett klick på en knapp.
På bilden nedan kan du se hur genom att dra kategorin ”kanal” från listan över alternativ till Filtersektionen, plötsligt visas en extra ruta högst upp i pivottabellen som säger ”kanal”, som indikerar filter har lagts till.
Därefter kan vi klicka på filterknappen och välja de filter vi vill använda (som visas nedan).
När detta steg är slutfört kan vi till exempel se intäkter, frakt och marknadsföring för alla produkter som såldes via Instagram-kanalen.
Fler filter kan läggas till i pivottabellen efter behov.
# 6 Redigera datavärdena (beräkningar)
Standard i Excel-pivottabeller är att all data visas som summan av vad som visas i tabellen. I denna tabell ser vi till exempel summan av alla intäkter per kategori, summan av alla fraktkostnader per kategori och summan av alla marknadsföringskostnader per kategori.
För att ändra från att visa summan av alla intäkter till "räkningen" av alla intäkter kan vi avgöra hur många artiklar som såldes. Detta kan vara användbart för rapporteringsändamål. För att göra detta, högerklicka på de data du vill ändra värdet på och välj "Värde fältinställningar" som öppnar rutan som du ser i skärmdumpen nedan.
I redovisning och ekonomisk analys är detta en mycket viktig funktion, eftersom det ofta är nödvändigt att flytta fram och tillbaka mellan enheter / volym (räkningsfunktionen) och totalkostnad eller intäkt (sumfunktionen).
# 7 Lägg till en extra dimension i pivottabellen
Vid den här tiden har vi bara en kategori i raderna och en i kolumnerna (värdena). Det kan dock vara nödvändigt att lägga till en extra dimension. En kort varning dock om att detta kan öka storleken på ditt bord avsevärt.
För att göra detta klickar du på tabellen så att rutan "fält" dyker upp och drar en extra kategori, till exempel "datum", in i kolumnrutan. Detta kommer att dela upp varje kolumnrubrik i ytterligare kolumner för varje datum som finns i datamängden.
I exemplet nedan kan du se hur dimensionen extra datum har lagts till i kolumnerna för att ge mycket mer data i pivottabellen.
Videohandledning - Ultimate Pivot Table Guide
Videon nedan är en steg-för-steg-guide om hur man skapar ett pivottabell från grunden. Följ med och se hur enkelt det är att skapa en pivottabell i Excel. Detta är ett av de mest kraftfulla analysverktygen som du kan använda i kalkylprogrammet.
Ytterligare funktioner och exempel
För att lära dig mer om pivottabeller i Excel, kolla in vår avancerade Excel-kurs som täcker alla huvudfunktioner som en finansanalytiker behöver för att utföra en analys.
Förutom den kursen rekommenderar vi också dessa gratis finansresurser:
- Excel-kraschkurs
- Excel Kortkommandon Excel Genvägar PC Mac Excel Genvägar - Lista över de viktigaste och vanligaste MS Excel-genvägarna för PC- och Mac-användare, ekonomi, redovisningsyrken. Kortkommandon påskyndar dina modelleringskunskaper och sparar tid. Lär dig redigering, formatering, navigering, menyflik, klistra in special, datahantering, formel- och cellredigering och andra genvägar
- Formler Cheat Sheet Excel Formler Cheat Sheet Finance Excel-formler fuskark ger dig alla de viktigaste formlerna för att utföra ekonomisk analys och modellering i Excel-kalkylblad. Om du vill bli en mästare i Excel-ekonomisk analys och en expert på att bygga ekonomiska modeller har du kommit till rätt ställe.
- Avancerade Excel-formler Avancerade Excel-formler måste veta Dessa avancerade Excel-formler är viktiga att känna till och tar dina ekonomiska analysfärdigheter till nästa nivå. Avancerade Excel-funktioner du måste känna till. Lär dig de 10 bästa Excel-formlerna som varje ekonomisk analytiker i världsklass använder regelbundet. Dessa färdigheter kommer att förbättra ditt kalkylbladarbete i alla karriärer
