Förvärvs- och betalningscykeln (även kallad PPP-cykeln för inköp, betalningar och betalningar) består huvudsakligen av två typer av transaktioner. Den första klassen är förvärvsklassen. Den typiska journalposten för denna klass av transaktioner är en debitering av lager Varulager är ett omsättningskonto som finns i balansräkningen, bestående av alla råvaror, pågående arbeten och färdiga varor som ett företag har ackumulerat. Det anses ofta vara det mest illikvida av alla omsättningstillgångar - sålunda utesluts det från täljaren i beräkningen av snabbkvot. eller en kostnad och en kredit till leverantörsskulder Leverantörsskulder leverantörsskulder är en skuld som uppkommit när en organisation tar emot varor eller tjänster från sina leverantörer på kredit. Leverantörsskulder förväntas betalas in inom ett år,eller inom en arbetscykel (beroende på vilken som är längst). AP anses vara en av de mest likvida formerna av kortfristiga skulder. Klassificeringspåståendet är mycket viktigt i detta scenario eftersom det finns många möjliga debiteringar som kan uppfylla journalposten.
Den andra transaktionsklassen i förvärvs- och betalningscykeln är kontantutbetalningsklassen. Den typiska journalposten för denna klass är helt enkelt en debitering på leverantörskonton och en kredit till kontanter. Sammantaget handlar denna cykel huvudsakligen om att ådra sig skulder och betala av dessa med kontanter.
Typiska affärsfunktioner och viktiga dokument
Även om många företag följer olika interna processer och använder elektroniska metoder är följande flödesschema en typisk affärsprocess Affärslivscykel Affärslivscykeln är ett företags utveckling i faser över tiden och är oftast uppdelad i fem steg: lansering , tillväxt, skakning, mognad och nedgång. i förvärvs- och betalningscykeln.
Processen börjar vanligtvis med en inköpsrekvisition som en anställd i företaget genererar. Inköpsrekvisitionen är ett dokument som beskriver den produkt som behövs och den kvantitet som krävs. Dokumentet skickas sedan till inköpsavdelningen som genererar en inköpsorder. Inköpsordern listar produkten som ska köpas, kvantiteten som ska beställas och det pris företaget är villigt att betala.
Vanligtvis får anställda bara köpa från en godkänd leverantörslista. När den beställda varan har mottagits av nästa avdelning, skickar företaget en mottagande rapport. Rapporten ska stämma överens med inköpsordern och skickas till leverantörsgruppen i redovisningsavdelningen. Här avstämmer medarbetaren de mottagna varorna med leverantörsfakturan och journalposten till leverantörskonton registreras. Slutligen behandlas betalningen i statskassa och kontanterna betalas faktiskt ut.
Allmän metod för granskningscykler
Vid granskningscykler för olika företag är det typiska tillvägagångssättet att:
- Förstå enheten och dess miljö
- För varje cykel, identifiera interna kontroller som finns
- Bedöma kontrollrisken och risken för väsentlig felaktighet
- Utvärdera kostnads-nyttoanalysen av testkontroller och följa en kombinerad revisionsmetod jämfört med en rent innehållsrik revisionsmetod
Viktiga interna kontroller för förvärv och utbetalningar
Kom ihåg att för transaktionsklasser finns det fem tillämpliga påståenden: cut-off, klassificering, fullständighet, förekomst och noggrannhet .
En intern kontroll som hänför sig till händelsepåståendet är att varje köp åtföljs av nödvändiga stödjande dokument, såsom inköpsrekvisition, inköpsorder, mottagningsrapport och leverantörsfaktura. Utan sådana dokument kan ett köp inte ”inträffa” och borde därför inte ha registrerats. Andra kontroller inkluderar godkännanden av inköpsorder av högre personal, annullering av dokument när en transaktion har registrerats / redovisats och godkännande av ändringar i säljarens lista.
När det gäller påståendet om fullständighet är inköpsorder och mottagningsrapporter vanligtvis förnummererade och redovisade. Om ett nummer har spelats in två gånger eller om det saknas ett nummer från listan är det lätt att räkna ut problemet.
Slutligen, när det gäller klassificeringspåståendet, inkluderar vissa kontroller adekvat godkännande från en handledare för journalposter, en adekvat lista / kontoplan med beskrivningar av var och en och jämföra saldon med budgeterade belopp. När det gäller kontantutbetalningarna är viktiga kontroller främst segregering av tullar och frekventa bankavstämningar.
Revisorns roll
Väsentliga analysförfaranden är vanligtvis trend- och kvotanalys mot branschdata, tidigare års data och förväntade resultat. Betydande analytiska förfaranden är vanligtvis tillräckliga och lämpliga som revisionsbevis eftersom beloppen inte är betydande och ofta medför relativt triviala saldon såsom allmänna och administrativa kostnader. För mer bedömande och mer komplexa redovisningsfrågor när det gäller juridiska kostnader, reparationer, underhållskostnader och leasingkostnader, till exempel, vill revisorer få mer säkerhet och utföra tester av detaljer om balanserna.
Relaterade avläsningar
Tack för att du läser Finance guide till förvärv och betalningscykel. Vi erbjuder följande gratis resurser för mer information.
- Kundfordringar Kundfordringar Kundfordringar (AR) representerar kreditförsäljningen för ett företag, som ännu inte betalas helt av dess kunder, en omsättningstillgång i balansräkningen. Företag tillåter sina kunder att betala under en rimlig, förlängd tidsperiod, förutsatt att villkoren är överens.
- Balanserade intäkter
- Resultaträkning Resultaträkning Resultaträkningen är en av företagets kärnredovisningar som visar deras resultat över en tidsperiod. Vinsten eller förlusten bestäms genom att ta alla intäkter och subtrahera alla kostnader från både den operativa och icke-operativa verksamheten. Detta uttalande är ett av tre uttalanden som används i både företagsekonomi (inklusive ekonomisk modellering) och redovisning.
- Finansiell modelleringscertifiering FMVA®-certifiering Gå med i 350 600 studenter som arbetar för företag som Amazon, JP Morgan och Ferrari
